Новое в Microsoft Office 2010: зачем нужен "облачный офис"

Термин "облачные вычисления" (cloud computing) появился в начале 1990-х годов как специальное обозначение возможности использования размещенных в Сети вычислительных мощностей серверного оборудования. В эпоху развития доткомов на рубеже XX и XXI века возникли первые коммерческие реализации самих "облаков", представляющих на тот момент системы хранения данных (речь идет о Amazon EC2 и развитии на его мощностях недорого виртуального кластерного хостинга). Изначально создаваемые для высоконагрузочных систем управления контентом (в контексте эпохи доткомов это касалось интернет-магазинов) они оказались актуальными и для возникающего в этот же период социального веба, принесшего в Сеть идею обмена различными видами контента, создаваемого и загружаемого пользователями.

Практически одновременно с этим "облачные решения" появились и для онлайн-сервисов электронной почты. Стало очевидным, что следующим шагом станет перенос в интернет функциональности обычных десктопных приложений, используемых в повседневной работе практически всеми владельцами компьютеров. В числе первых подобных продуктов в "облако" переместились офисные приложения (текстовые процессоры, CRM, учетные системы), которые за достаточно короткий промежуток смогли сформировать определенный тренд на рынке. Рассмотрим, насколько востребованы сегодня "облачные технологии" в офисе, какие они имеют преимущества и недостатки, а также в каком направлении может пойти развитие таких продуктов в ближайшем будущем.

"Офис" в "облаке"

Принцип работы любого веб-приложения можно представить в виде следующей схемы: на удаленном сервере установлено специальное ПО, которое отслеживает поступающие через Сеть запросы на обработку тех или иных данных, после чего возвращает их обратно. Для пользователя весь этот процесс остается "за кадром" – он отправляет данные, загружая их в стилизованный под обычное десктопное приложение интерфейс сервиса, выбирает нужные операции, после чего получает результат.

Тем не менее, реализация этого механизма может отличаться в зависимости от того, что именно переносится в "облако". Так, например, различные медиаконвертеры не позволяют работать над контентом в режиме реального времени, а ставят пользовательские задачи на обработку в очередь. В случае с онлайн-редакторами подобные схемы не применяются, однако задержки при, например, редактировании того или иного файла (например, изображения) могут достигать нескольких секунд (это не зависит от скорости доступа к сервису).

При переносе офисных приложений – тестового и табличного процессора, менеджера презентаций - важно добиться стабильной и быстрой работы, что в идеале должно устранить различие в восприятии того, в каком ПО работает пользователь – установленном на его компьютере или сервере компании или размещенном в Сети за тысячи километров от его местонахождения. Подобный сервис обычно предоставляется или по платной подписке, или бесплатно. В первом случае доступны расширенные функции или дополнительный объем дискового пространства, а во втором - провайдер зарабатывает на показе рекламы. В целом, перенос приложений в "облако" выгоден разработчикам ПО – по данным Gartner, по итогам 2009 года провайдеры смогли выручить на продаже доступа к таким веб-приложениям 56,3 млрд долларов, что на 21% больше, чем в прошлом году.

Существует несколько ключевых задач, которые решаются за счет переноса офисных приложений в "облако". Первая из них касается доступности данных. Для современных компаний до сих пор характерна ситуация, когда сотрудники перестают иметь возможность пользоваться файлами, с которыми они работают, как только переступают порог офиса. Причин этому явлению несколько – в организации не практикуется удаленный доступ к файловым хранилищам через VPN, например; сотрудникам запрещено использовать документы за пределами корпоративной сети; отсутствует соответствующая культура контроля контента в компании (не применяются специальные средства для защиты от инсайдеров, защитное ПО и тому подобное). Перенос документов на "облачный сервер", где они могут храниться, может решить эту задачу – за сохранность и доступность информации несет ответственность уже не ИТ-служба компании, а специалисты, обслуживающие веб-сервис.

Безусловно, этот подход очень часто встречает довольно резкое неприятие в организациях, где идет работа с конфиденциальными данными, поскольку передача подобных сведений на сторонний сервер представляется своего рода приданию им публичного статуса (в качестве аргументации приводятся примеры возможности взлома файловых хранилищ или перехвата информации в момент ее трансфера на сервера).

Вторая задача, на которой основывается целесообразность применения "облачных вычислений" для офисных приложений, - экономия на приобретении лицензий на ПО и его обслуживании (обновления, техподдержка, модернизация аппаратного обеспечения). Известно, что при закупках программных продуктов компания часто ставится в невыгодные условия и поэтому приобретает избыточную функциональность, поскольку выбор корпоративных изданий зачастую уже, чем изданий для конечных пользователей. Итоговая стоимость владения ПО в организации также включает и затраты на его обновление, настройку, устранение проблем при помощи ИТ-специалистов, иногда и модернизацию оборудования, на котором оно работает. В условиях офисных платформ эти факторы оказывают весьма существенное влияние на принятие решения использовать ту или иную версию продукта – именно поэтому многие организации продолжают работать на неактуальных версиях программного обеспечения, пока это позволяет делать лицензия. "Облачный офис" позволяет обойти эти трудности – бизнес-пользователи получают конкретный набор функций на основе регулярной подписки (по аналогии с коммунальными услугами), не переплачивая за неиспользуемые опции и не заботясь об обновлении и настройке этого ПО (за них это делают специалисты веб-сервиса).

Тем не менее, существует и критика этого подхода, состоящая в том, что для работы с веб-приложениями организации придется увеличить расходы на доступ в интернет, а также установить дополнительные программные средства для обеспечения стабильного функционирования таких сервисов (актуальные версии браузеров, компоненты для отображения медиаэлементов, интерпретаторы языков веб-программирования и тому подобное).

Третья задача, которая выполняется за счет перевода офисных приложений в "облако", касается повышения производительности труда сотрудников, работающих с информацией. Речь идет о растущей популярности концепции Enterprise 2.0 в корпоративной среде. Она связана с включением в стандартные бизнес-процессы веб-сервисов с целью повышения эффективности. Так, например, вместо пересылки разных версий документа по электронной почте можно использовать совместную работу в рамках веб-редактора с поддержкой вики-технологий (простота и быстрота внесения правок, ведение истории исправлений, возможность проверки изменений в режиме реального времени). Помимо этого, сотрудники могут быстрее передавать друг другу документы, если они размещаются онлайн – это и системы приглашений для просмотра, и публикация ссылки для доступа к файлу в Веб 2.0-сервисах (микроблоги, соцсети, порталы и так далее). Такие функции сейчас реализуются в офисных пакетах в "облаке". Противники подобных технологий приводят в качестве примера тот факт, что увлечение сотрудников "социальным вебом" может привести, во-первых, к утечке данных, а, во-вторых, к нецелевому расходованию рабочего времени.

Какие "офисы" переместились в "облако"?

В настоящее время существуют две относительно полнофункциональные веб-платформы для офисных приложений, не считая доступной в бета-версии функциональности пакета Office Web Apps в составе Microsoft Office 2010. Речь идет о достаточно популярном Google Docs & Spreadsheets как части Google Apps и менее известном пакете от Zoho.com. По оценкам аналитиков Gartner, первый сервис сейчас имеет порядка 25 млн пользователей, из которых 1 млн использует его платную версию (в ней нет рекламы, а также присутствуют некоторые дополнительные корпоративные функции – например, доступ в интерфейс через домен организации).

Google Docs & Spreadsheets в определенном смысле (согласно рекламе на билбордах в США) позиционируется как замена десктопному продукт от Microsoft – Microsoft Office. В составе платформы есть онлайновый текстовый и табличный процессор, поддерживающий работу с файлами формата MS Office 95-XP и 2007 (равно как и Open Office), менеджер презентаций с базовыми функциями, а также почтовый клиент с системой органайзинга. Кроме того, сам сервис от Google поддерживает и хранение файлов – в бесплатной версии пользователю доступен 1 Гб дискового пространства (в платной его можно увеличивать) для приложений Google Docs & Spreadsheets, а также около 8 Гб места для писем (бесплатно, дисковая квота увеличивается на основе ежемесячных платежей).

Онлайн-редактором от Google пользуются многие, кто приобретает платную подписку на Google Apps

Zoho.com предлагает схожий по набору функций офисный пакет, в котором используются более приближенные по интерфейсу к обычному виду MS Office версий 2000/XP редакторы, чем в сервисе от Google. Здесь также в бесплатной версии доступен только 1 Гб данных и дальнейшее увеличение квоты предоставляется за отдельную плату зависящую, в том числе, от количества подключенных пользователей.

Zoho Docs - альтернативный веб-офис, рассчитанный для пользователей, привыкших к традиционному десктопному ПО

Сервис от Microsoft в настоящее время находится в бета-тестировании и предоставляет пользователю доступ к урезанным по функциям относительно десктопных версиям продуктов MS Word, Excel и PowerPoint. Для хранения данных используется 25 Гб в хранилище Skydrive, доступ к которому осуществляется через Windows Live ID. Пользователь может организовывать совместную работу над файлами, управляя правами доступа до них (например, блокировать внесение правок от конкретного участника процесса редактирования).

Docs.com – новый сервис на основе Office Web Apps

В настоящее время увидеть реализацию сервиса Microsoft можно на сайте Docs.com, введя учетные данные из соцсети Facebook. Интеграция с этой популярной площадкой позиционируется Microsoft как преимущество решения – авторы документов могут передавать их в общий доступ точно также, как, например, фотографии или видео, а выбор Facebook продиктован высокой популярностью этого сервиса в том числе и в корпоративном сегменте.

Есть ли смысл в "облачном офисе"?

Сергей Якимчук, руководитель центра компетенции MS SharePoint компании Terralink, рассуждая о перспективах офисных пакетов и о применении в корпоративном сегменте продуктов MS Office, назвал в качестве важнейших преимуществ традиционных пакетов удобство использования и возможность интеграции с информационными системами. "Удобство использования Office Web Apps, Office Live или Google Docs, на мой взгляд, будет отставать от "толстых" приложений, по крайней мере, до того момента, когда продукты типа Silverlight или Adobe AIR станут действительно стандартом для настольных ПК пользователей или до выхода по-настоящему сетевых ОС. В то же время для личного использования онлайн-функциональности вполне достаточно и я вижу перспективу серьезного увеличения доли рынка SaaS-решений в сегменте домашних пользователей, вплоть до 90%", - заметил он.

"Скорее всего, веб-приложения будут использоваться во всех сферах, а обычные приложения будут работать там, где это необходимо", - полагает Дмитрий Семенюк, менеджер по продуктам ЭОС, приводя в качестве примера решение задачи по регистрации большого количества документов. По его словам, обычное десктопное приложение работает быстрее, чем веб-приложение, и поэтому будет применяться в своей области. "Жесткой конкуренции не будет, но произойдет естественное разделение приложений по сферам использования, тем более, что сами разработчики поставляют свои приложения в обоих версиях", - подытожил он.

С точки зрения пользователя офисные приложения в "облаке" имеют преимущество только в том случае, если их функциональность и качество работы будут удовлетворять сложившимся в корпоративной среде потребностям (совместимость с существующими форматами файлов, включая сохранение всего оформления документа независимо от платформы, быстрота реагирования интерфейса и работы самого движка, простота и практичность самих инструментов, выражаемая в надежности работы самого веб-редактора в браузере) или предоставлять возможности для тех пользователей, которые ранее не работали с офисными продуктами. Кроме того, перспективность "облачного офиса" становится очевидной, если компания уже развернула систему управления контентом (СЭД, ECM, WCM). Так, по оценкам Microsoft, сейчас есть порядка 40 млн бизнес-пользователей, у которых есть размещенная на удаленных серверах версия MS SharePoint или MS Exchange. В этом отношении аудитория новой веб-версии MS Office 2010 уже сформирована и подготовлена.

Короткая ссылка на материал: //cnews.ru/link/a2303