Как измерить эффективность управления информацией?
Офисная работа предполагает использование различных типов данных, количество которых продолжает расти. Сотрудники, занимающиеся ее обработкой, вынуждены подстраиваться под подобные изменения, а в случае неграмотного менеджмента это может негативно сказаться на производительности труда в компании. Контентный хаос и дефицит времени – наиболее очевидные проблемы, связанные с аспектами эффективности управления информацией. Как измерить этот показатель или улучшить его?
Решить подобные проблемы, связанные с поиском разнородного контента, хранящегося в различных источниках, призван продукт FAST Search Server for SharePoint. Использование поисковых технологий FAST позволяет не просто сообщить пользователю, что в ответ на его запрос "найдено 1000000 результатов" (вообще говоря, достаточно бессмысленная информация, поскольку никто и никогда их не просмотрит), но и предоставить эффективные механизмы навигации по найденному контенту, сортировки и отбора необходимых результатов, а также возможность работать с найденной информацией прямо на странице результатов поиска (например, просмотреть слайды презентации без загрузки на жесткий диск или начать рабочий процесс по согласованию найденного документа). FAST умеет анализировать как индексируемый текст (например, выделять в нем ключевые слова и в последствие осуществлять группировку результатов на основе этих слов, определять язык, формы слов и многое другое), так и поисковый запрос пользователя (например, учитывать возможные опечатки и ошибки при написании сложных фамилий). Все это, по словам Романа Щемелева, менеджера по продукту Sharepoint Server Microsoft в России, позволяет значительно сократить время, затрачиваемое сотрудниками на поиск информации, повысить "находимость" уже существующего контента, найти и устранить дубликаты и сократить, тем самым, издержки на хранение информации. "Даже если каждый сотрудник сможет сэкономить всего 10 минут в день просто за счет того, что сможет найти нужную информацию быстрее и не создавать заново тот контент, который уже создан другими пользователями, - умножьте эти 10 минут на 250 рабочих дней и на количество сотрудников в вашей компании, и вы сможете оценить масштабы повышения производительности труда и сокращения затрат, достигаемые с использованием технологий поиска", - говорит он.
Оцениваем результаты
По оценкам зарубежных клиентов, внедривших в числе первых MS Office 2010, приложения из офисного пакета работают значительно быстрее предыдущей версии 2007 года и экономят больше рабочего времени обычных сотрудников. Так, например, времени на обработку данных в MS Excel 2010 требуется примерно в 5-10 раз меньше, чем в версии 2007 года (обновление 5000 записей в таблице выполняется за 10 секунд вместо 30 на стандартной конфигурации двухъядерного процессора, а извлечение из BI-системы в MS Excel через надстройку PowerPivot проходит за 2 минуты, а не за 15, как прежде), высвобождая время на более детальный анализ информации, что выражает в примерно 70-80 часах сэкономленных в течение года (в крупных организациях этот показатель достигает 200-400 часов). Средства для совместной работы, реализованные в MS Office 2010, позволяют подготавливать документы на 20-50% быстрее, что отражается в сохранении порядка 500 человекочасов или экономии 45-75 тыс. долларов в год. Компании финансового и телекоммуникационного рынка отмечают, что новая версия MS Outlook 2010, которая предоставляет сотрудникам удобный интерфейс для управления корреспонденцией, позволяет в год сэкономить 1000-1600 человекочасов. Также организации отмечают удобство в подготовке текстовых документов, содержащих графику, за счет применения встроенных инструментов для редактирования в составе MS Word 2010.
Российские компании, которые произвели пилотные проекты по развертыванию MS Office 2010, также отмечают изменения в лучшую сторону в плане повышения эффективности производительности труда сотрудников. Так, например, по оценкам отечественного разработчика видеоигр 3DDreamTeam, новая функциональность офисного пакета позволяет сэкономить до 250 человекочасов в месяц за счет улучшенных функций совместной работы и переработанного интерфейса MS Outlook 2010, поддерживающего на более высоком уровне функции тайм-менеджмента. В другой отечественной компании, Administator Pro, с помощью инструментов для работы с изображениями в текстовом редакторе MS Word 2010 заметно упростилась подготовка технической документации, а также ответов службы техподдержки.
"Современные критерии эффективности при менеджменте информации вовсе не сводятся к сравнению показаний секундомера, отмечающего скорость, с которой сотрудники обрабатывают контракты в бумажном и электронном виде - очень часто оказывается, что трудоемкость ручной обработки информации при использовании компьютеров не уменьшается, а, наоборот, возрастает вследствие, как минимум, необходимости сотрудникам отмечать любые свои действия с документами с помощью клавиатуры компьютера", - говорит Виктор Сенкевич, управляющий директор Paybot. По его словам, несмотря на это, выгоду от внедрения информационной системы получают не конкретные сотрудники, а предприятие в целом. Корпоративная информация отчуждается от сотрудников и хранится в корпоративном хранилище, что позволяет ее эффективно обрабатывать, а среди сотрудников уменьшается количество монопольных держателей информации, к которым вынужденно выстраивается живая очередь, делая их незаменимыми. Владимир Иванов, генеральный директор PM Consulting Services, отмечает важность перехода Microsoft от абстрактных "документов" к бизнес-решениям по коллективной работе: "Новый Microsoft Office полностью интегрирован с Microsoft SharePoint вплоть до реализации продуктов MS Office средствами веб-интерфейса SharePoint. Важнейшим моментом является тот факт, что интеграция MS Office с технологиями SharePoint позволяет перейти от неэффективного обмена файлами по почте к созданию рабочих процессов (workflow) по обмену и согласованию информации. Фактически SharePoint 2010 связывает автоматизированными процедурами бизнес-процессы, данные которых хранятся в виде файлов MS Office 2010".
В целом, применение большинства инструментов для повышения эффективности процессов обработки информации подразумевает достижение более высокого уровня определенности протекания бизнес-процессов. Благодаря появлению порядка в делах предприятия и возможности перевода сотрудников на более квалифицированную работу по анализу и мониторингу корпоративной информации вместо устаревающей схемы полностью бумажного делопроизводства компании могут серьезно выиграть в скорости и гибкости реагирования на рыночные изменения и достигнуть необходимого уровня конкурентоспособности.
Короткая ссылка на материал: //cnews.ru/link/a2436
