«Академия Плюс» вышла «в облака»

Office
мобильная версия

«Академия Плюс» — официальный дистрибьютор ведущих производителей запасных частей для грузовых и легковых автомобилей. В центральном офисе компании работает более 50 человек, которые в повседневной работе используют ИТ-сервисы и продукты на платформе Microsoft.

Было принято решение сформировать обособленное подразделение, отдел закупок, из 15 человек. Важнейшим требованием нового подразделения к ИТ-сервисам компании было: обеспечить возможность в любом месте и в любое время работать с документами, общаться напрямую с руководством компании, а также обмениваться информацией внутри рабочей группы.

Оценив необходимые к исполнению требования, ИТ-отдел принял решение организовать работу подразделения с помощью «облачных» служб. «Облака» способны обеспечить необходимую гибкость и быть одинаково доступны из дома, офиса или командировки. К тому же, это позволяет экономить ресурсы собственной ИТ-инфраструктуры.

При выборе облачного решения «Академия Плюс» остановились на Office 365. Ключевым фактором на стороне последнего стали привычность для пользователя, гарантированная безопасность и функционал SharePoint Online. «Облачная» служба позволила выстроить систему документооборота подразделения с учетом версионности, контролем над изменениями в документах, совместными правками с помощью настольного Office и Office Web App, а также легким поиском и фильтрацией.

Как рассказал Алексей Калакин, системный администратор «Академия Плюс», "мы узнали об Office 365 при обзоре облачных решений с целью поиска подходящих. Рассматривали, как альтернативное решение, GoogleDocs, но остановились на решении Microsoft. Office 365 более привычен для пользователя и удовлетворяет все наши потребности".

Поставщиком облачных служб Microsoft был выбран один из первых Cloud Accelerate партнеров, компания IT Partner. Специалисты компании проконсультировали ИТ-отдел «Академии Плюс» по функциональности и дополнительным возможностям Office 365, а также помогли выбрать оптимальный тарифный план и оформить подписку.

Сотрудникам отдела закупок была обеспечена должная мобильность и конфиденциальность обмена данными. Учитывая специфику работы отдела, большие объёмы данных, документооборот на базе SharePoint Online дал возможность оперативно реагировать на изменение ситуации на рынке, расширил возможности по работе с поставщиками и коллегами из любого места, облегчил поиск и правку договоров и других отгрузочных документов.

В современных бизнес-процессах сложно переоценить важность электронной почты, списка контактов и службы календарей. Все эти ИТ-сервисы легко были реализованы с помощью Exchange Online. «Облачная» служба интегрируется с Outlook и другими сервисами Office 365 (можно начать чат в Lync одним кликом). Сотрудникам стали доступны общие календари и списки контактов. Это позволяет быстро обменяться нужной информацией, спланировать свое время и не потерять важный контакт.

Как отметил Роман Щемелев, менеджер по продукту Office 365 Microsoft в России, Office 365 сделал бизнес «Академии Плюс» мобильнее, а сотрудники получили инновационный и эффективный сервис для совместной работы и коммуникации с руководством, партнерами и коллегами.